宅建業界でも書面の電子化が解禁となります

昨年の5月に成立した、デジタル社会整備法が今年の5月18日までに施行されることに伴って、宅建業法では、媒介契約書や契約関係書類など4つの書面がPDFファイルなどに電子化して交付できるようになります。

📖書面とFAXから脱出できていない業界

不動産業界に限ることではないとは思いますが、色々な業界の方々とお話していると、不動産業界はまだまだ書面のやりとりはFAXで、という場面が多いような気がします。

最近はメールでのやり取りが多くなってきましたので、たまにFAXでの送付依頼があると、番号入力にとても慎重になるような気がします。送った後も届いているのかが不安になることもしばしばです。

逆に、資料の請求依頼をした際にFAXで送られてくることもありますが、使い回したような地図等が送られてくるととてもわかりづらく、結局こちらでリメイクしてお客様にお渡しするようなこともあります。

今はFAXで送られてきたものをパソコンに転送しているので、画面上で操作しながらリメイクできるので多少は負担が減りましたが、余計な手間であることには違いありません。

📖書面の電子化はルールがあります

まず大前提として、事前に相手から書面を電子化して交付することに承諾を得ていることが必要です。

そして書面を電子化して提供する場合に認められる方法は、メールに書面を添付して送信する方法、書面を保管するURLをメールで送って相手にダウンロードしてもらう方法、そしてCD-ROMなどの物理的デバイスを交付する方法のいづれかとなります。WEB上で表示するのみでは認められず、必ず相手が印刷やダウンロードできることが条件となっています。

弊社でも事前に内容を確認いただく場合には、メールでのやりとりをさせていただいておりますが、契約当日には分厚い書類をファイルしてお渡ししている状況です。

今後はリモートでの説明と電子㊞での押印となり、対面なしで完結してしまうこともあるのでしょう。イメージはできますがまだまだ対面での契約行為が続きそうな、そんな予感もしております。

相手の要望にお応えできるように準備はしておきたいものですね。